【你以為電腦裡那些檔案都是黃金？沒做好管理都是垃圾】
－人人必修七大數位檔案的管理技巧
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我認為未來職人，是以知識工作者身分為主，而作為知識工作者，除了腦中珍貴的知識經驗以外，還有電腦裡那些經年累月收集來、彙整出來的檔案。
原本那些檔案應該是黃金，是你知識變現的利器，但沒有做好管理，這些東西經年累月累積下來，只會變成垃圾，增加電腦運轉的負擔罷了。
要怎麼避免這樣的情況發生呢？很簡單，只要學會這七大數位檔案的管理技巧，資訊垃圾都能變黃金！
而這七大管理技巧，又可以分成兩個部分來談，分別是「四大基本原則」與「從用戶端到雲端三原則」。
▌數位管理四大原則：三的架構、字母符號排序命名、檔案命名有規則、善用捷徑
1、別以為檔案分類分得越仔細，資料越容易找到，檔案的層級，以三層為主，最多不超過五層。
雖然美國認知心理學家喬治米勒提出了「七加減二法則」認為人能瞬間掌握的資訊量是七項左右，有些人可以更多至九項左右，而覺得七項太多的人，可以減至五項，但如果可以，分類別太多層，有助於快速找到資料。
2、利用字母符號排序命名
電腦系統中，對於各種符號的排序順序如下：
特殊符號>數字>英文>中文
第一層命名可以透過人生領域的不同來做分類，例如我的分類可能會有－「正職工作」、「個人品牌」、「個人」，分別可以編為「A正職」、「B個人品牌」、「C個人」
至於第二層命名，則可以盡量透過「西元日期+任務名稱」來做命名，例如在「B個人品牌－B01 IG經營」內，可能會有「20210526 IG直播」。
3、檔案命名有固定規則，別看心情取
許多檔案命名都很看心情，意思是說除了他本人以外，沒人看得懂，例如「書籍內容整理」
看到這樣的檔名，內心應該會浮現以下問題－
是什麼書要整理？哪一天整理好的？已經整理好了嗎？用哪一國的語言整理的？
所以，檔案的命名，可以透過「日期+任務+版次+語言」來做命名
而值得注意的是，檔案名稱這邊的命名，指的是「完成檔案的時間」這樣的設計，方便我們一目了然知道檔案的順序。
而這邊可能會有個疑惑－「上一層的資料夾不就寫時間了？」
這裡的時間，是指任務發生的時間喔！
4、善用捷徑，別再四處複製新檔案了！
很多人的桌面非常精彩，檔案多到完全看不到桌面了....這樣有一個很大的問題是，當你要找檔案時，你一定會找很久！
所以這時候，「捷徑」就可以出場啦！所謂的「捷徑」其實就是從原本檔案「分生」一個入口，可以隨便你放在不管是桌面，或是任何需要重疊性資料的部分。
先來談談放在桌面，桌面放置檔案的原則，是放你最近真的很常用的資料夾「捷徑」為主，當你結束之後，再把桌面的捷徑刪掉就好，完全不必大費周章的把資料夾移來移去。
再來，如果你發現，在「B01 IG經營」與「B02 FB經營」內，有個檔案「20210526貼文」是重複出現的，你可以透過建立檔案的「捷徑」，來建立資料的「網狀系統」，只要動一份檔案，另外一份就會自動更新！
▌從用戶端到雲端三原則：善用索引、判別權限、活動通知
談完數位管理的四大原則後，我們的視角就要從用戶個人轉移至雲端囉！
而雲端有什麼樣的特性呢？分別是「協作」、「跨裝置」與「同步」，正式這三個特性，讓每個用戶可以透過雲端來協作，即使是疫情嚴重到不能出門的現在！
當然，協作的同時，也會有許多問題產生，例如「沒人懂你的資訊分類」、「資訊不同步」...
但別擔心，以上問題都可以解決！
關於「沒人懂你的資訊分類」，我們可以「善用索引」，我們可以做一張像是「專案管理看板」或者稱總表、清單、目錄...等的表單，讓大家一目了然所有大事記，並把相關檔案連結、重點摘要放上去！
而雲端協作有件事情可能要注意，就是「判別權限」，雲端硬碟的權限大小從上到小分別是－擁有者>編輯者>加註者>檢視者
每一個層次的權限都不一樣，要定期檢視權限授權狀況，把該開的權限開好，例如你的夥伴可能會因為你權限開太低(開成檢視者)沒有辦法協同合作；或是專案進行到一半，有人退出了，那麼也要收回他的權限！
而雲端協作常出現的「資訊不同步」狀況，也可以善用「活動通知」來解決！
我們只要開啟活動通知，就能隨時掌握成員們文件更新的狀況，減少等待、校正資訊等狀況，也能減少許多時間成本囉！
▌未來職人知識變現的基礎：做好數位檔案管理
以上七項檔案基本原則，是不是令人驚艷呢？除了土法煉鋼傻傻的做事，我們其實一開始就要設定好規則，一開始就對，才能事半功倍。
而這件事極其重要，也許會變成基本常識，因為就像我開頭所說的，未來職人會以知識工作者為主，知識變現前要先做好知識管理，而常常我們所認為的「知識」如果在一開始就沒有處理好，例如做菜時一開始沒有清洗、處理好食材，那等於白費工夫，因為我們會花很多時間在後續整理，那麼這樣也會影響我們的產出品質的。
所以未來職人們，知識變現前，先做好數位檔案管理吧，這可是你們的根基呢！
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