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《不懂引導問話術，主管自己累成渣》用PDCA提問法主持會議
你有想過嗎，要如何擺脫沉悶無趣的會議方式，成為一個好的會議主持人？我更好奇的是，除了傳統的「是／否」、「對／錯」之類沒有討論空間的命令式問題外，還有什麼方法，能夠讓會議充滿更有建設性的討論？我從一本書裡找到滿意的答案。
部落格文章 https://readingoutpost.com/how-to-host-meeting/
Podcast 用聽的 https://readingoutpost.soci.vip/
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#這本書在說什麼？
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《不懂引導問話術，主管自己累成渣》這本書廣義來說，是教主管們如何提出「優質提問」，引導下屬採取行動、催生成長。狹義來說，書中的焦點實例在於「會議主持」，透過引導提問的方式，激發部屬的發言慾望和思考，達成更有效的討論。同樣的概念，也適用於任何的會議主持人，用來讓會議進行地更流暢、更活絡。

這本書的作者是日本〈商業引導服務〉機構的代表人新岡優子，曾任IT工程師、專案經理、公司顧問，目前運用自己在產業多元的經驗，協助其他公司進行團隊開發、領導能力、流程改善、會議改善。如同大部分日本的商業書籍，這是一本道理講得少、案例練習講得多的書。

書中很具體地展示了88個問句，如何應用在不同的情境和流程中，鉅細靡遺地說明使用時機和例外條件。這篇文章整理我讀完後的收穫，以及濃縮對我最有幫助的問句，畫成一張「主持會議的PDCA提問循環」提供日後參考。
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#優質提問為什麼很重要？
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先說結論：「好的提問能激發好的反思，好的反思容易帶來優質的行動」。在我的職場經驗裡，感受尤其深刻。最近有一位時常指導我的經理，對我（或對別人）最常問的一句話就是：「關於這件事，你有什麼想法？」每當自己被問到，腦中立馬千頭萬緒。

這句話真是簡單又萬用的提問，而且屢試不爽。當我們接到這個提問時，會為了回答而「反思」，也就是連結過去的經驗與價值觀，整理出自己的判斷與想法。反思很可能會帶來新的發現，促使積極的人發想具體的策略，最終促成「行動」。

在主持會議的時候，這句話也適用於對其他的與會者提問，激發對方的思考和表達，進而傾聽對方真實的訴求與想法。《莫守成規》這本書裡提到叛逆型的領導者會懂得跳脫框架、建立「關係」，而且不斷發問：「當我們藉由提問與他人互動時，彼此的關係會變得更強韌。」

作者精煉多年來傳授「引導提問術」的經驗寫道：「優化關係品質和思考品質，促進行動品質的提升，進而帶來成果品質的提升。」這就是優質的提問能達到的效果，提升整體團隊的關係與思考、採取具體行動、強化最終成果。
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#如何激起部屬發言慾望？
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站在主管兼會議主持人的角度，不外乎希望大家參與會議，是能夠「達成共識」、「解決問題」、「促進行動」。要讓團隊產生化學效應，最重要的就是加深彼此的「信賴」關係。作者提出五個基本功，若自然而然掛在嘴邊，便能提升部屬的發言慾望：

1.「謝謝。」保持真誠的笑容，無論部屬發言是否有益，皆表達感謝，讓人感到自己有所貢獻、還想再發言。
2.「原來如此，這也是一種看法。」聽到立場不同或者相反的意見時，表達接納對方的發言，但還不表示肯定對方的意見。
3.「讓我們一起來想辦法。」讓部屬把你當作一同思考的戰友，但要搭配問「各位覺得怎麼辦才好？」不要淪為只有自己動腦。
4.「……（不多話）」身為主管常有強烈使命感，認為自己要負責解決問題。然而，太多話只會剝奪部屬思考與發言機會。
5.「我還是想提出這個看法…」用於當團隊思考開始侷限、失焦時，用這句話擴大思考框架，或提出完全相反的想法。

此外，保持「謙遜」的態度也會讓部屬勇於發言。我讀管理名著《主管這樣帶人就對了》時寫下這則感想：「領導者要認知到，自己不一定得是團隊中懂最多或最厲害的人，懂得讓出空間給下屬發揮和表現，讓下屬來『教』自己。」
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#開會時應該問哪些問題？
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讀到這本書的後半段，看到作者把「PDCA循環」用來做為會議的審視和改善規則手法。但我對於制定會議的規則比較不感興趣，反而覺得這個循環很適合做為會議的起承轉合，我整理書中實用的問句範例，畫成以下這張「主持會議的PDCA提問循環」。
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#主持會議的PDCA提問循環 (詳見附圖)
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#PLAN
首先，是會議開始時的規劃（Plan）階段，提出「目前最大的問題是什麼？誰最困擾？我們最應該先解決的是什麼？」之類的問題，定義會議討論的主軸，凝聚大家的聚焦方向。
#DO
接著，是會議重頭戲的執行（Do）階段，針對討論方向開始向部屬提問：「關於這件事，你有什麼想法？你打算怎麼做？需要什麼協助？」透過這類問題，激發思考與討論，催生各種提案與想法，讓議題有一定程度的發散。
#CHECK
再來，是會議收斂的檢核（Check）階段，試著帶領團隊回顧，問道：「我們的討論是否有朝目標前進？」也可以向個人提問：「你可以用一句話總結這項重點嗎？」把討論完的策略與議題進行收斂，凝聚團隊共識，加深部屬對各個議題的認知。
#ACTION
最後，總結會議內容的行動（Action）階段，問出：「根據今天的討論，要採取哪些行動？」讓團隊針對共識，擬定各項行動。透過「所以誰能為這件事做什麼？」之類問題，讓各項行動有明確的執行者，完成這次的會議循環。
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後記：#你喜歡哪一種工作風格？
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《不懂引導問話術，主管自己累成渣》書中的88個問句範例，大部分是由（１）使用原理、（２）使用範例、（３）進階運用要訣、（４）宜避免使用的提問構成，適合讀者挑選符合自己風格的問句，進一步研究跟練習。

以我自己接觸過日本外商的經驗，還有之前讀到《2030轉職地圖》這本書裡獵頭專家談日本職場文化，可以知道日本的職場倫理上對下的態度，仍舊根深柢固。書中也有許多篇幅，在講尊敬前輩的用詞和問句要如何調整，台灣的讀者倒不一定要照單全收。

相比起「命令式」一口令一動作的帶領風格，這本書讓我提高對於「提問式」領導的意識。拋出問題讓部屬自己回答與尋找答案，更能夠促使部屬成長與進步，似乎也更符合年輕一代比較傾向自主、自由的工作風格。

關於提問這件事，你有什麼想法呢？

📌4 個常見面試問題的回答範例：「 20 個常見面試問題的回答範例 」完整版取得方式請看貼文最後一頁
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👉第 8 題 說明個人優點與缺點
準備重點：優點可以搭配同事、朋友的觀點來強化，如果能強調某些優點對於工作有所助益更好
缺點記得要搭配你如何改善，甚至轉化成了優勢
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🔍回答範例
「我認為我的優點是溝通能力強，過去同事給我的評價，也認為我是個 Team Player，懂得協調各成員之間的衝突」
「我認為我的缺點是缺乏耐心，遇到很多事情都會急著當下處理，但後來有試著先分辨事情的輕重緩急，透過項目管理進一步調整自己的心態與做事節奏，反而提升了做事的效率」
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👉第 11 題 如何處理意見衝突
準備重點：運用 STAR 原則，依照情境、任務、行動、結果的順序加以說明衝突事件
重點要放在運用哪種方式解決衝突，並且在衝突後是否有收穫，例如：後續仍然和團隊保持合作，甚至因此建立信任感
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🔍回答範例
「設計師之間常常會對使用者情境有不同的解決想法，例如曾經因為對於註冊按鈕的擺放位置而發生了衝突，有設計師認為應該在使用者停留三秒後才出現註冊按鈕，而不是一開始就出現，於是我們分別做出 Prototype 進行使用者的A/B測試，但我認為重點不在最後採用了誰的設計，而是透過對方的設計，可以更進一步理解對方在意的地方，對於雙方後續合作也建立了默契」
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👉第 16 題 個人期待薪資
準備重點：先透過人力銀行的資料、同業前輩或同學、朋友等管道，大致了解產業的薪資範圍，不要開出不符合行情的薪資
具體說出一個期待數字或是區間(期待數字的 5 ~ 10 %)，並設定能接受的最低數字，例如：期待薪資是 40,000 元，區間則是 42,000 ~ 44,000元
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🔍回答範例
「個人期待薪資是 40,000 元，但也可以配合公司的獎金或是福利制度做一些調整」
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👉第 18 題 錄取你的理由
準備重點：從足以擔任該職缺的能力、工作態度 2 個面向說明，每個面向不超過 3 項，同時記得展現自信心
面試官其實是在做球給你說明，記得呼應自我介紹時的內容，做出一個總結
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🔍回答範例
「從貴公司的招募條件，我認為我同時具備了企劃及專案管理能力，並且熟悉產業知識，足以完成交辦的工作任務，另外我也擅長溝通以及懂得如何解決問題，在跨部門的合作上可以發揮最大效益，也樂於挑戰各種新事物」
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口頭質詢─
▶蔡總統承諾新政府上任後會優先改善並解決東部交通問題，而東部居民最大痛苦就是一票難求問題，除了票務系統已逾10年以上未更新；另一方面，今年五月底宣布實施實名制，保障花東居民可以優先購票的政策，雖然首次試辦時間倉促只適用身分證U、V開頭鄉親，很多長期居住在東部地區、戶籍也在東部地區民眾未被納入，希望在下個階段能納入所有戶籍設在東部地區的鄉親，同時希望實名制購票能常態化，不侷限於特定連假及特定少數班次，藉旅客分流方式，解決供不應求問題。
部長: 中秋節將擴大辦理實際設籍民眾，且除了專車外將針對某些列車按照實名制來辦理增加返鄉者座位的比例。再者過去網路票務系統是公家機關在採購上受制於廠商，現已經用技術上能力更強的廠商來代替，過去需要3年時間改善，希望能加速於明年年中把這件事辦理到一定程度，至於是不是全面改善取決於這段時間把試辦跟廠商周旋的情形。
▶台鐵接下來各項列車的採購，希望能以12節車廂的新車為主軸，會比現在8節車廂列車多1/3的運量，藉以提高民眾買到票的機會，同時地方觀光產業更依賴著讓每一位想要到東部觀光的民眾都能買到車票。
▶有關東部鐵路出軌問題，所幸無人傷亡，但如果發生在山區北迴線上或是橋梁上後果將不堪設想，這問題更凸顯花東鐵路單軌的困境，當事故發生時南北雙向火車全部會停擺，而花東鐵路目前以單向單線通車的情況下，限制了增加班次的空間，更是讓現在有越來越多普悠瑪、太魯閣號快速經過很多鄉鎮過站不停，以致於本來位居偏遠的小城鎮連搭火車的機會都沒有。花東線雙軌化及北迴線增軌計畫可行性評估已接近完成，希望交通部及行政院能盡速核定執行。賀陳部長上任前說不必要的建設就不要進行，這話原則是對的，但對東部居民來說鐵路建設的進行卻是非常迫切也非常必要的。
院長:一定會支持讓東部地區交通得到改善。
部長：關於票務之所以緊張，最主要是容量的問題，與其去買速度快但座位少的普悠瑪太魯閣號，應該要買車廂比較長的車種，但整個調度上要考慮到發車起點，未來有些班次變成主要來服務東部，在特別假期作這安排時，也需要全國老百姓體諒。路線容量因現在是單軌作業，中期措施要將北迴線先朝花東一些車站加強其迴車及評檢的改善，雙軌的案子還在進行當中，局部改善的部分可以先做。長期方案一定會按照既定時程加速辦理。
▶蘇花公路改善計畫分三階段已經正在進行，期待明年開始能分段完工，目前的施工計畫是否按照原定時程進行?蘇花改工程是高難度的工程，在張院長卸任前才進行觀音隧道最後的貫通跟爆破，隧道裡面的工作人員是非常辛苦的，希望能給這些基層的隧道及蘇花改工程人員加油跟鼓勵，但更希望在政策上作督促盡快克服萬難加速完成，這確實是地方居民長期以來的期待，尤其這幾天幾乎每天下雨，落石坍方的問題也持續發生中，對於農產品運輸，一定要以汽車、公路的方式經過蘇花公路民眾的安全我們更有責任維護跟保障。
部長:蘇花改是完全按照既定時程，有關蘇花改是不是要進一步在某些路段再去增加其隧道工程，這除涉及到整個政策檢討外，也對於環境需要做新案子的審查，不過既定已經核定的蘇花改工作，會按照安全的標準下繼續進行。
▶為了改善花蓮到臺東之間的公路運輸，地方提出台 9 線花蓮南段拓寬計畫，這部分公路局也已經在進行了，希望交通部、行政院能夠以專案的方式繼續改善台 9 線南段，尤其是縱谷地區的相關交通工程。相對於蘇花改，其對環境的影響是相對單純的，相關的評估也已經完成了，尤其花蓮段的部分，這部分請以最嚴謹的態度、最積極的方式儘速辦理。
賀陳部長旦：台 9 線南段的局部改善，其預算都成立了，也已經用專案的方式在發包辦理當中。只有在必要的地方用拓寬的方式，其他部分規劃多用一些局部工程的方式。
▶大眾運輸系統在偏鄉地區，尤其東部，目前是一個三輸的狀態，政府花錢去補貼、業者賠錢、民眾覺得不方便，因為班次少，又沒有到各個村落去，很多中南區的鄉親往往要搭好幾個小時的公車到花蓮的門諾醫院、慈濟醫院，這個公共運輸系統的改善非常迫切，攸關民眾的生活，過去在我們爭取之下，交通部有幾個試辦計畫，但是這些試辦計畫的範圍太小，我們希望能擴大辦理。
賀陳部長旦：偏鄉地方不能用定點的方式，而必須是一種隨機、隨需求的方式，對這樣的供需必須有個規模才能做到。在今年年底以前把試辦範圍擴大，配合東華大學跟東吳大學兩個學校的建議來做擴大服務。過去我們都把重點放在「路」，最近會用客運補助的方式來做，未來更進一步對於偏鄉地區乘客的服務，不論是電子票證、優惠、轉乘上的鼓勵以及資訊的改善，都會做為第一優先，使得路、車、人整個結合的更好。
▶花蓮國際機場使用率低，尤其現在國內線班次減少，國際包機寥寥無幾，交通部應極力推動跟其他國際城市之間的直航。以善用東部地區的觀光資源，使遊客分流。
▶太魯閣國家公園既不收費，又沒有外溢的經濟效益。我們更希望有一些其他的觀光亮點，讓遊客可以分流，而不是造成每天下午國家公園裡面塞車的情境。其中本席曾經主張將現在行政院討論的原住民族博物館設在東部地區，雖然張前院長已經核定設在新北市，但是我希望林院長能夠重新考慮。當初直接排除花東地區，其它脫離了原來的土地，更弱化了跟原來文化的連結。應將原住民族博物館設在東部地區原鄉的花蓮，讓原鄉部落有強化文化跟歷史認同的機會、以及教育的功能。原住民族的歷史及文化不該只是一個要給人口眾多的地方消費的商品，它更是連結土地、文化及情感的重要象徵，本席希望這個因素能夠納入考量。我非常不認同過去只以人口因素跟交通因素決定博物館選項的思考方向，如果以這樣的邏輯，那所有的建設都只能在都會地區，完全少了區域均衡發展的考量。譬如故宮也因為人數過多，設置了故宮南院，這就是人潮分流的概念。
夷將‧拔路兒主任委員：不只有新北市爭取原住民族博物館的設置，包括花蓮縣、桃園市，乃至於高雄市都在爭取。所以我們未來的作法是要把選地點的方式重新評估。我們會用最公平、最客觀，而且是實際需要的地方來做評選。
▶花蓮到台東之間整個縱谷地區我們還有很多很美麗的景點，希望在接下來整體觀光政策的規劃當中，也能將在地的文化、慢城的生活，甚至是地方部落的導覽等等都能夠納入下一個階段整個觀光政策的重新檢討。
▶政府所提出的五大創新產業當中，有很多是以地區性為主的，但是不論是生技醫藥的研發、亞洲矽谷、智慧機械之都、綠能科技以及國防產業等等，獨缺東部，以前講重北輕南，現在則是重西輕東，不只是交通的不便讓大家痛苦，更重要的是讓地方產業能有發展的機會。因為這是提供地方人民工作就業機會最重要的一個關鍵。農業跟觀光一直是東部的強項，但是在農業領域，花東地區一直缺少二級加工的相關設施，農民在好山好水的環境所種植出來品質優異的農產品，它的銷售管道跟時程都非常有限，我們希望能夠增加它的附加價值，增加農民的收入。新農業政策的資源配置上，我希望能以東部的比例為重，因為畢竟相較其他產業發展的機會，花蓮當地的天然環境及現在交通的狀況，我們能夠發展產業的選項沒有像西部這麼多元。
林院長全：其實我們整個經濟發展模式裡面不是只有五大創新產業，新農業也是我們非常重要的一部分，我們也有請國發會做有關花東產業發展的規劃，特別是有機農業等等，這些都必須要有更好的整合。我們會把東部地區列為新農業發展非常重要的一個地區來考量。
▶有關綠能產業的發展，現在日本的 TOYOTA 汽車在發展氫能汽車產業，我們也看到具體的成果。台灣相較於日本，汽車產業的競爭力沒有那麼強，但是我們可以用機車作為示範的重點產業。從循環經濟的角度來看，中華紙漿的廢氣能夠產生的氫能，足以滿足花蓮 5 萬輛機車一年的能源需求。然而沒有啟動相關計畫就難以達成，我們需要許多配套，也需要政府在法規上、政策上及資源上的支援。院長是不是能夠考量，以東部作為氫能產業的示範點？東部已經有一些初步的成果，但是規模還是沒有辦法形成產業聚落，所以政府相關政策的支持是非常重要的。
林院長全：我們會讓經濟部跟工研院，做比較具體的評估
▶我希望行政團隊能夠重視的東部地區的另一個產業，是對國際學生的華語教育、教學產業。目前全世界學習中文的人口有上千萬，我們只要能夠吸引一部分的人，讓他們到全球公認最移居的東部 long stay、學習。這是常住型的觀光，對交通往來的負荷是比較低的，而且他們長期在當地居住、消費，可以挹注地方產業。但是現在依教育部的規劃，進入這個產業的門檻還是非常高，以致於目前只有一部分的大學機構能夠辦理，private sector 反而很難進入這樣的新興產業。綜觀全世界各種語言學習的經驗，包括瓜地馬拉、西班牙文的學習等，我們看到很多很好的範例跟機會。我們希望在這個領域的推廣上，除了教育部之外，包含外交部、僑委會，都可以在整體產業上及法規上進行輔導、協助，為東部帶來新興產業的機會。