嗨嗨大家,前幾天有讀者跟我們分享她的職場經歷,他表示自己在離職前已經做了交接,但沒想到隔了一段時日,公司竟主張當時交接有誤,導致公司有損失需要他賠償。這樣的故事你一定不陌生,因為實在太常見了😔(連米編自己就遇過類似情況),今天想來簡單分享,離職前交接到底要注意哪些事情!
❶提前約定交接期間
除非勞資雙方在勞動契約或工作規則中有先行約定,否則一般來說職務交接的期間還是會因為員工的資歷、職位、工作內容、負責專案進度或管理範圍而有所不同,因此建議勞資雙方在進行交接工作以前,最好先確定期限,讓雙方都能掌握交接時程。
❷常態性工作資料化
勞方最好還是在離職前將自身的工作職掌與常態性的工作項目一一列出,並製作交接清單與時程表,在主管的見證下與同事或新人完成交接。(如果有職務說明書就太好了,直接對照著交接即可)
❸專案進度說明
若你的工作剛好牽涉到不同期間的專案,建議將進行中的各項專案分別列出,並以書面方式呈現出不同專案的細節、問題與進度,最好還可以用甘特圖或專案狀態表之類的圖表顯示出目前專案執行狀況,除了能讓接手的同事更順利(或減少離職後被打擾的機率),也能讓老東家留下好的印象。
❹列出檔案與財物清單
舉凡在職期間曾經運用到的工作紀錄、報告、客戶資料、文宣檔案、E-mail往來紀錄或電子檔案等都是屬於公司的資產,勞方最好也針對前述的這些資料製作詳細的列表或目錄,進而整理好相關的文件或標記清楚檔案的存取方式。至於其他固定資產或實物等(例如文具用品、零用金、公務電話或其他設備等),也應列出清單甚至以拍照方式記錄交接情形,避免在離職後才發現遺漏。
❺交接過程書面紀錄(超重要💡💡💡)
實務上其實還是有許多勞資雙方都僅以口頭方式交接,往往會因為誤會或溝通管道不良而產生嫌隙,如果能將上述資料統整成一份業務交接表單,並透過書面、電子郵件或甚交接會議的方式留下證明與紀錄,未來發生爭執時或許就能有很好的依據還原事實了。
雖然法律並無明文規定,但勞方離職時仍應確實將交接工作辦理妥當,否則因為沒有辦妥業務交接而導致雇主有受到損害時,資方是可以依民法第184條第1項或第227條第2項提起損害賠償的告訴的。(但雇主仍須舉證才行)
以上就是我們的小整理,更多內容可以去看看先前的文章👉🏻沒做好交接工作,就不能離職嗎?希望大家如果離職都可以交接順利,好好的邁向下一份工作
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嗨嗨大家,今天的貼文是跟 法律百科 Legispedia 合作的最後一篇貼文了,嗚嗚嗚時間過得好快,不曉得先前的合作貼文有無帶給大家一些幫助呢?最後一篇貼文,想要來分享有關於勞動檢查的議題,對於許多雇主而言,維持公司營運與人事管理需要耗費相當心力,若此時又遇到勞動檢查,無疑是雪上加霜,今天Workforce勞動力量為大家整理了,若遇到勞檢應該要準備的資料。如果有興趣的讀者,就跟著一起往下看看吧
❶勞工名卡(勞基法第7條)
無論是取名為人事資料表、員工檔案或甚至履歷表,只要有記載員工的姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項,都可作為法定的勞工名卡。另外也應注意,勞工名卡要保存到員工離職後五年,違者處2萬元以上30萬元以下罰鍰。
❷員工名冊
老闆們除了要幫個別員工準備勞工名卡外,也應準備好員工名冊,讓主管機關可以快速地知道你的公司總共有多少員工,雖然法令是規定其內容應包括勞工「到職、離職、出勤工作紀錄、工資、每月提繳紀錄及相關資料」,不過實務上也有許多公司是將員工名冊與勞工名卡合而為一,以系統來管理與調閱這些資訊,而就算是沒有出勤管理系統的公司,至少也能以excel表單來記錄,也才不會在有需要時又得花時間東翻西找。(勞保條例第10條規定,受檢時拒不出示名冊者可處6千元以上1萬8千元以下罰鍰;勞工退休金條例第21條規定,未置備名冊可處2萬元以上10萬元以下罰鍰。)
❸勞動契約(勞基法施行細則第7條)
雖然法令並未強制規定勞動契約應以書面方式簽署,這也意味著勞資雙方以「口頭」方式約定也會成立(精確一點的說法是勞動契約屬於諾成契約,不以書面為必要),但如果沒有白紙黑字寫下約定的細節的話,未來雙方就很有可能會因為沒有明確約定勞動條件而產生爭議,所以最好還是能在員工到職時以白紙黑字講清楚權利義務,必要時也才有依據可循。
❹出勤紀錄(勞基法第30條第5項、第6項)
不管是用傳統打卡、簽到、電子刷卡、指紋或虹膜辨識,出勤紀錄最重要的是記錄下員工上下班的時間,發生爭議時就可用該紀錄作為認定工時的依據。如果沒有依法置備出勤紀錄並至少保存5年以上,就可能會面臨到9萬元以上45萬元以下罰鍰,請雇主們要特別留意。
❺工資清冊(勞基法第23條)
除了工作時間要有出勤紀錄作為依據外,雇主發給員工的薪資中有哪些項目,減掉了哪些法令規定可扣除的項目,實際上又發給了多少的薪資,這些細節都應在工資清冊中呈現,並應能詳細說明各項金額是如何計算而得,例如加班費、全勤獎金或勞保費自付額,如果都能讓員工清楚地知道這些項目的計算過程,對公司的信賴程度也會隨之提升。
❻工作規則(勞基法第70條)
雖然依照法規是聘僱滿30人以上的事業單位才需要製作,並將其送交給勞政機關核備,不過工作規則是整個單位將人事管理制度書面化的最佳實現方式,並能將法令中並未明確規範的考勤規則、請假程序、獎懲制度及升遷方式明定出來,成為屬於自己公司的一部「法律」(當然,還是不能與國家的法令抵觸),當今天有勞資爭議發生時,備好相關證據便能依規定辦理,即使要走到調解或訴訟也都不必擔心站不住腳。
❼勞資會議紀錄
依照勞基法第83條規定,事業單位應定期召開勞資會議,當面臨勞檢時,便可提出該會議紀錄作為有依法開會的證據。雖然目前未依法召開勞資會議並無罰則,但是有一些制度例如延長工作時間、變形工時、女性夜間工作、彈性調整加班時數上限等都需要經過勞資會議同意才可以施行(沒有組織企業工會的話),因此如果受檢時拿不出這些資料,很可能會被認定這些彈性措施是無效的而被處分。
其實看完上面的敘述,應該不難發現這些都是依照相關法令規定,雇主應置備的文件,平常若有準備好,遇到勞動檢查其實也不必太心慌(人資也不必臨時加班加到想哭)。那如果你想知道準備假資料會有什麼風險的,請再去 @法律百科 那邊看看貼文,他們有做了詳細的說明唷:)
最後想好好的感謝法律百科,從前置溝通到後來的貼文呈現,都花了許多的心思:)也要謝謝讀者的陪伴與支持,如果有什麼其他想了解的議題,也都歡迎私訊Workforce勞動力量唷!祝大家一切安好
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嗨嗨大家,六月了,不知道大家最近工作的狀況如何?從今年五月中開始,由於疫情警戒提升到第三級而且至今仍未解除,有不少企業已陸續改為分流出勤或讓部分員工在家工作。也因為如此,這段期間其實有不少客戶來諮詢讓員工居家工作的相關問題,內容從工作時間約定、休息時間安排、加班申請到職業災害認定等都可能會有需要釐清的地方,不過居家工作最基本上要注意的兩大重點,不外乎就是員工的出勤管理以及薪資計算方式,因此本篇貼文便著重這兩個部分簡要地分享一些看法~
☝🏻出勤管理
依照勞基法第30條第5項及第6項規定,公司本來就有置備員工出勤紀錄並記載上下班時間到分鐘為止的義務,另外依照勞動事件法第38條規定:「出勤紀錄內記載之勞工出勤時間,推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。」因此,出勤紀錄最大的用意是由勞資雙方共同製作以記載真實的工作時間,當未來有爭議時便可以此為依據,另外如果該紀錄有與事實不符的情形時,雇主也應即為處理及更正。
但在家工作,雇主也無法掌握員工確切的上下班時間,該怎麼辦呢?這時可參考「勞工在事業場所外工作時間指導原則」第3條第2項「電傳勞動工作者」的說明,請員工利用工作日誌或是線上登錄系統等方式提供出勤紀錄,供雇主記載。(實務上也有聽過雇主要求員工直接在群組上報到,像是「OOO,O點O分上班了」或是「OOO,O點O分下班了」,聽起來有點ㄎㄧㄤ,但也是一個方法啦)
延伸閱讀:工時與工資的基石—讓你知道「出勤紀錄」有多重要!
勞工在事業場所外工作時間指導原則
☝🏻薪資計算
前兩天剛好有讀者提到,公司改成居家上班後卻被減薪(什麼跟什麼?),這樣真的沒問題嗎?即便是在家工作,由於勞工實際上仍然有提供勞務,僅僅是工作地點協商變更而已,因此雇主當然也就不能未經員工同意就擅自調降薪資或有其他不利的處分。除非員工依法提出請假(例如防疫照顧假、防疫隔離假或事假等等),這時候便可免除員工提供勞務的義務,雇主也才能依照所請的假別不發給相對應的薪資。
另外,若員工有加班的情況,雇主則當然也應依法發給加班費,不過由於員工在家工作期間較難受到雇主或主管的指揮監督,當加班並非必要行為時,雇主也難以立即提出反對的意思,因此建議勞資雙方可事前特別約定居家工作期間的加班申請制度,避免產生爭議。
值得一提的是,如果薪資結構中有非屬勞基法所定「工資」性質的其他津貼(例如依照通勤距離多寡發給的交通津貼或實支實付的差旅費等),因疫情期間員工改為在家工作,實際上並沒有通勤與出差的事實,因此這時雇主是有機會可以不發給這些薪資項目的。不過如果是每個月金額固定的津貼,就算名目上叫做交通津貼,但通常還是會被認定具有工資性質,即使改為在家上班,還是要照常發給了。
延伸閱讀:工資項目百百種,到底哪些要列入加班費計算基礎呢?
☝🏻其他注意事項
若雇主對於員工在家工作有其他規範,其實建議可以在勞動契約中議定,或是另外召開勞資會議與員工協商,重點是要在事前讓員工知悉遊戲規則,便能有效地避免未來產生勞資爭議。
其實對於雇主來說,員工在家工作真的不比在公司容易管理,但其實只要多花一點心思去瞭解相關辦法或是規定,其實說不定團隊的效率與士氣會大大的提升唷!這段期間大家都辛苦了(拍拍你也拍拍我自己),不管怎樣都不要輕忽懈怠🙂
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